Teletrabajo para el administrador de fincas

Sabemos todos los acontecimientos que están viniendo -e intuyendo algunos que vendrán- con todo el tema del COVID-19. 

En las últimas horas se han ido publicando notas de prensa de todos los colegios provinciales de administradores de fincas planteando la suspensión de todas las juntas de propietarios. Al mismo tiempo aprovechaban para evangelizar las medidas recomendadas por las instituciones sanitarias.

Poco después el presidente del Gobierno ha decretado de Alarma y ha endurecido lo que antes eran recomendaciones a la ciudadanía para forzar, entre otras muchas cosas, al teletrabajo.

 

Ejemplo de un despacho con más de un trabajador.

¿Qué ocurre si no estamos preparados?

Si eres de los que siempre trabaja en la oficina - como el 74.8% de las empresas españolas según las últimas estadísticas- puede que te haya pillado a tras pies todas estas medidas y la necesidad de si o si trabajar desde casa.

Si sois varios en la oficina, el como organizar algo así puede ser bastante complicado, sobretodo si seguimos usando notas en papel o reenviando correos que después explicamos mejor caminando hasta la mesa del compañero.

Para problemas, soluciones

Depende de la forma de trabajar del despacho, dar este paso puede ser más o menos traumático. 

Sea como sea, no te preocupes, en esta publicación os damos unas pequeñas indicaciones y consejos de como abordar todo esto.

Ve punto por punto, son pocos pero todos importantes.

Sobre el programa de gestión

Si usas ColindarApp no tendrás problema, al igual como ya ocurre con las más de 1400 comunidades que gestionan nuestros clientes.

Si no es el caso, y sigues usando un programa de gestión del siglo pasado, instalado en un PC local tienes un problema. Se acabaron las opciones profesionales de tele-trabajo.

No todo está perdido, podéis dejar los PCs encendidos e instalar un programa como TeamViewer o Anydesk (recomendamos este último). Una opción funcional aunque también con sus riesgos y limitaciones.

Recuerda configurar los equipos para que no entren en suspensión cuando pase un tiempo, sino habrá que volver a la oficina para activar los equipos.

Sobre las llamadas telefónicas

Este problema tiene muy fácil solución, simplemente redirige las llamadas entrantes a uno de los teléfonos móviles de la administración. 

Suele ser muy sencillo pero si tienes dudas siempre puedes consultar a tu empresa de telefonía.

Sobre la documentación

Si sigues imprimiendo en papel y gestionando en carpetas AZ todo lo que haces tienes un problema muy serio. 

Si trabajas sólo puedes dar uno o más viajes con el coche y llevarte la oficina a casa, pero si sois varios el problema se agrava.

Nunca es tarde y es algo que no debemos dejar más. La transformación digital no es únicamente mandar emails y usar un programa de gestión, es tener digitalizada cualquier trabajo.

Si eres de los afortunados que lo tiene digitalizado, con tenerlo en la nube, como Dropbox o Google Drive podrás salvar el temporal. Si en lugar de Dropbox usas una aplicación como ColindarApp entonces este problema es inexistente.

Sobre las visitas a la oficina

Por suerte o por desgracia las visitas a la oficinas tenderán a ir a menos. Por tanto, es fácil gestionar estas visitas colocando uno o más carteles en la fachada de la entrada instando al visitante que se ponga en contacto por las vías establecidas. 

El trato al cliente es y seguirá siendo importante, por ellos aconsejamos poner un número de teléfono en el que aseguremos la respuesta.

Sobre la comunicación entre compañeros

Lo que antes se podía gestionar caminando unos metros ahora hay que hacer por llamadas u otras opciones más profesionales.

Derivar todo o parte a los emails es una mala práctica ya que existen soluciones mucho más profesionales, gratuitas y sobretodo adaptadas a esta necesidad.

Puede ser algo tan sencillo como hacer un grupo de Whatsapp y acceder a el desde el ordenador. Otra opción que recomendamos -porque nosotros mismos la usamos a diario- es utilizar la aplicación Slack

Si necesitas ayuda para configurarlo, te podemos ayudar, es nuestro granito de arena para pasar estas complicadas semanas.

¿NECESITAS AYUDA?

Igual es momento de dar un paso adelante y usar una opción que no sólo permite el teletrabajo, sino que elimina responsabilidades como las copias de seguridad, mantener equipos, etc.

Aunque pensemos que nuestra solución es la más adecuada para ti, entendemos que no es momento para aprovecharse de la situación. Si está en nuestra mano ayudaros en cualquier consulta técnica, todos los miembros del Equipo de Colindar están a vuestra disposición.